Apa Itu Stock Take? Pengertian, Fungsi, dan Prosedur Lengkap

Ismesoft — Apa Itu Stock Take? Dalam dunia bisnis, terutama yang bergerak di bidang retail, distribusi, logistik, dan manufaktur, pengelolaan persediaan atau inventory management menjadi salah satu kunci utama keberhasilan. Kesalahan kecil dalam pencatatan stok barang bisa berdampak besar, mulai dari kerugian finansial, terhambatnya proses produksi, hingga menurunnya kepuasan pelanggan. Untuk mencegah hal tersebut, perusahaan biasanya melakukan sebuah aktivitas penting yang disebut stock take.

Lalu, apa itu stock take?
Secara sederhana, stock take adalah proses menghitung ulang dan mencocokkan jumlah barang fisik dengan catatan yang ada di sistem. Aktivitas ini bukan sekadar menghitung jumlah barang di gudang, tetapi juga berfungsi sebagai langkah kontrol untuk memastikan data inventory selalu akurat dan up-to-date.

Stock take biasanya dilakukan secara rutin, baik harian, mingguan, maupun bulanan, tergantung kebutuhan perusahaan. Dengan adanya proses ini, perusahaan dapat mendeteksi adanya selisih stok, kehilangan barang, kesalahan pencatatan, atau kerusakan barang yang mungkin tidak terpantau.

Apa Itu Stock Take?

Stock take adalah proses menghitung secara langsung jumlah barang atau persediaan fisik yang ada di gudang, toko, atau lokasi penyimpanan, kemudian mencocokkannya dengan catatan yang ada di sistem manajemen inventaris. Dengan kata lain, stock take berfungsi untuk memastikan bahwa data stok di komputer atau aplikasi benar-benar sesuai dengan jumlah barang nyata yang tersedia.

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang retail, distribusi, manufaktur, maupun e-commerce, kegiatan ini sangat penting. Tanpa adanya stock take, perusahaan berisiko mengalami selisih stok, seperti barang yang tercatat tersedia di sistem ternyata kosong di gudang, atau sebaliknya. Kondisi ini bisa merugikan bisnis karena berdampak pada penjualan, pelayanan pelanggan, hingga laporan keuangan.

Stock take sering disamakan dengan istilah stock opname, padahal keduanya memiliki perbedaan. Stock take biasanya dilakukan secara rutin (harian, mingguan, atau bulanan) untuk kebutuhan operasional, sedangkan stock opname dilakukan pada periode tertentu, misalnya di akhir tahun, untuk kepentingan audit dan pelaporan keuangan.

Secara umum, tujuan dari stock take adalah:

• Memverifikasi data stok agar catatan di sistem sesuai dengan kondisi nyata.

• Mencegah kerugian akibat kehilangan barang, kesalahan pencatatan, atau kerusakan produk.

• Memberikan informasi akurat bagi manajemen dalam mengambil keputusan, seperti kapan harus restock barang atau menghentikan pembelian barang tertentu.

Dengan memahami apa itu stock take, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional, meningkatkan akurasi laporan keuangan, serta memastikan rantai pasok (supply chain management) berjalan lebih efisien.

Fungsi dan Tujuan Stock Take

Melakukan stock take bukan hanya sekadar menghitung jumlah barang di gudang atau toko. Aktivitas ini memiliki peran yang sangat penting dalam manajemen persediaan (inventory management) dan berpengaruh langsung pada kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi dan tujuan utama stock take:

1. Memastikan Keakuratan Data Stok

Tujuan utama stock take adalah untuk memverifikasi catatan sistem dengan jumlah fisik barang. Dengan cara ini, perusahaan bisa mengetahui apakah stok yang tercatat di aplikasi atau software benar-benar sesuai dengan kondisi di lapangan.

2. Mendeteksi Selisih Stok

Sering kali perusahaan mengalami perbedaan antara stok fisik dan catatan sistem. Selisih ini bisa terjadi karena kesalahan pencatatan, kerusakan barang, salah input data, atau pencurian. Stock take membantu mengidentifikasi selisih tersebut lebih cepat sehingga bisa segera diperbaiki.

3. Mencegah Kehilangan Barang

Tanpa stock take, perusahaan sulit mengetahui jika ada barang yang hilang, rusak, atau bahkan dicuri. Dengan pengecekan rutin, potensi kerugian bisa ditekan karena masalah dapat segera ditemukan dan diatasi.

4. Menunjang Laporan Keuangan yang Akurat

Data inventory yang valid menjadi dasar dalam penyusunan laporan keuangan, audit, maupun pelaporan pajak. Dengan melakukan stock take, perusahaan bisa menghasilkan laporan yang lebih transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Membantu Perencanaan Bisnis

Hasil dari stock take memberikan gambaran nyata tentang kondisi persediaan. Informasi ini sangat bermanfaat untuk:

• Menentukan kapan harus melakukan restock.

• Menghentikan pembelian barang yang menumpuk atau kurang laku.

• Merencanakan promosi untuk menghabiskan stok berlebih.

6. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan stok yang selalu terpantau, proses supply chain management menjadi lebih efisien. Perusahaan dapat menghindari masalah kelebihan stok (overstock) maupun kekurangan stok (stockout) yang bisa mengganggu penjualan atau produksi.

7. Mendukung Kepuasan Pelanggan

Bagi bisnis retail atau e-commerce, ketersediaan barang sesuai catatan sangat penting. Jika stok akurat, pelanggan tidak akan kecewa karena barang yang dipesan ternyata kosong. Hal ini bisa meningkatkan loyalitas pelanggan.

Prosedur dan Langkah-Langkah Stock Take

Agar kegiatan stock take berjalan lancar dan menghasilkan data yang akurat, perusahaan perlu mengikuti prosedur yang sistematis. Proses ini biasanya melibatkan beberapa tahapan penting, mulai dari persiapan hingga pelaporan akhir. Berikut adalah langkah-langkah stock take yang umum dilakukan:

1. Persiapan Sebelum Stock Take

• Tentukan jadwal stock take
  Biasanya dilakukan di luar jam sibuk atau saat operasional dihentikan sementara agar tidak mengganggu aktivitas gudang maupun toko.

• Siapkan tim stock take
  Bentuk tim khusus yang bertugas menghitung barang. Idealnya terdiri dari bagian gudang, administrasi, dan supervisor agar hasil lebih objektif.

• Rapi dan atur barang di gudang
  Sebelum perhitungan, pastikan semua barang sudah diletakkan pada posisi yang benar agar mudah dihitung. Barang yang rusak atau kadaluarsa juga perlu dipisahkan.

2. Penghitungan Stok Secara Fisik

• Hitung barang satu per satu sesuai kategori atau rak penyimpanan.

• Gunakan formulir stock take, spreadsheet, atau aplikasi inventory untuk mencatat hasilnya.

• Manfaatkan alat bantu seperti barcode scanner atau RFID agar lebih cepat dan akurat.

• Tandai barang yang sudah dihitung agar tidak terjadi perhitungan ganda.

3. Pencatatan Data Stock Take

• Masukkan hasil penghitungan ke dalam sistem.

• Pastikan setiap catatan jelas dan mudah dipahami.

• Jika menggunakan software manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS), data bisa langsung terintegrasi ke laporan.

4. Pencocokan dengan Sistem

• Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan data di sistem.

• Cari tahu apakah ada selisih stok (stock discrepancy) antara jumlah fisik dan jumlah tercatat.

• Catat detail selisih tersebut untuk dianalisis lebih lanjut.

5. Analisis Selisih Stok

• Jika ada perbedaan, identifikasi penyebabnya.
  Beberapa faktor umum penyebab selisih adalah:

  • Barang hilang karena pencurian.

  • Kerusakan atau barang kadaluarsa.

  • Kesalahan pencatatan atau input data.

  • Kesalahan dalam proses penerimaan barang.

• Hasil analisis ini akan menjadi bahan evaluasi agar kesalahan tidak terulang.

6. Pelaporan Hasil Stock Take

• Buat laporan resmi yang mencakup jumlah stok aktual, selisih, serta rekomendasi tindak lanjut.

• Laporan ini biasanya dilaporkan ke manajemen, bagian keuangan, atau auditor.

• Gunakan data laporan untuk perencanaan pembelian, produksi, hingga distribusi berikutnya.

7. Tindak Lanjut dan Evaluasi

• Lakukan perbaikan berdasarkan hasil stock take. Misalnya, memperketat sistem keamanan gudang, menambahkan SOP penerimaan barang, atau melatih staff pencatatan stok.

• Evaluasi juga bisa menjadi dasar penentuan apakah perusahaan perlu beralih ke sistem digital untuk mengurangi human error.

Perbedaan Stock Take dan Stock Opname

Banyak orang sering menyamakan istilah stock take dengan stock opname. Padahal, meskipun sama-sama berhubungan dengan proses penghitungan persediaan, keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas dari sisi tujuan, frekuensi, dan cakupan kegiatan.

1. Dari Segi Waktu Pelaksanaan

• Stock Take: Dilakukan secara rutin, bisa harian, mingguan, atau bulanan. Tujuannya untuk memantau persediaan secara berkala agar operasional bisnis tetap lancar.

• Stock Opname: Biasanya dilakukan di akhir periode akuntansi (misalnya akhir tahun). Kegiatan ini dilakukan untuk kepentingan audit dan pelaporan keuangan.

2. Dari Segi Tujuan

• Stock Take: Lebih berfokus pada kontrol operasional sehari-hari. Dengan melakukan stock take, perusahaan bisa cepat mengetahui selisih stok dan segera memperbaikinya.

• Stock Opname: Tujuan utamanya adalah menyajikan data persediaan yang akurat untuk laporan keuangan. Data ini nantinya digunakan auditor, akuntan, dan manajemen sebagai bahan analisis finansial.

3. Dari Segi Frekuensi

• Stock Take: Lebih sering dilakukan, tergantung kebutuhan perusahaan. Bisa dilakukan setiap minggu untuk toko retail, atau bulanan untuk gudang besar.

• Stock Opname: Dilakukan lebih jarang, umumnya setahun sekali, karena cakupannya menyeluruh dan membutuhkan waktu serta sumber daya yang besar.

4. Dari Segi Cakupan

• Stock Take: Bisa dilakukan secara parsial (misalnya hanya menghitung barang tertentu atau kategori tertentu).

• Stock Opname: Biasanya mencakup seluruh inventory yang dimiliki perusahaan tanpa terkecuali.

Tabel Perbandingan Stock Take vs Stock Opname

---

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa stock take lebih bersifat operasional sehari-hari, sedangkan stock opname lebih menekankan pada kepentingan akuntansi dan audit. Meski berbeda, keduanya saling melengkapi dan sama-sama penting untuk memastikan manajemen persediaan perusahaan berjalan dengan baik.

Contoh Penerapan Stock Take di Perusahaan

Setelah memahami apa itu stock take, fungsi, dan prosedurnya, akan lebih jelas jika kita melihat bagaimana kegiatan ini diterapkan dalam berbagai jenis perusahaan. Setiap sektor bisnis memiliki kebutuhan berbeda dalam manajemen persediaan (inventory management), sehingga frekuensi dan metode stock take juga bisa bervariasi.

1. Retail atau Minimarket

Pada bisnis retail seperti supermarket, minimarket, atau toko swalayan, stock take biasanya dilakukan setiap minggu atau bahkan setiap hari. Tujuannya untuk memastikan stok barang di rak penjualan sesuai dengan catatan sistem kasir (Point of Sale/POS).

• Misalnya: Jika sistem mencatat masih ada 20 botol minuman, tetapi di rak hanya tersisa 15, maka selisih tersebut harus segera ditelusuri.

• Penerapan stock take yang rutin membantu menghindari kekosongan barang (stockout) dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Gudang Distributor

Distributor biasanya menyimpan ribuan hingga puluhan ribu barang dari berbagai merek dan kategori. Karena jumlah barang yang banyak, stock take dilakukan secara bulanan atau sesuai jadwal tertentu.

• Misalnya: Sebuah gudang distributor makanan melakukan stock take pada produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa. Dengan cara ini, mereka bisa merencanakan promo khusus agar barang cepat terjual sebelum rusak.

3. Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur, stock take mencakup bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.

• Misalnya: Pabrik tekstil melakukan stock take pada benang dan kain untuk memastikan bahan baku cukup mendukung proses produksi. Jika ada selisih stok, maka bisa langsung dikoreksi agar tidak menghambat jalannya produksi.

• Dengan stock take yang tepat, pabrik bisa menghindari kelebihan persediaan yang membuat biaya penyimpanan membengkak.

4. Bisnis E-commerce

Bagi penjual online di marketplace seperti Tokopedia, Shopee, atau Lazada, stock take sangat penting agar data stok di aplikasi tidak menyesatkan pelanggan.

• Misalnya: Seller mencatat masih ada 10 unit produk elektronik di gudang, tetapi karena tidak dilakukan stock take, ternyata hanya tersisa 6 unit. Akibatnya, 4 pesanan pelanggan harus dibatalkan dan menurunkan rating toko.

• Dengan stock take rutin, seller bisa menjaga kepercayaan konsumen dan menghindari pembatalan pesanan.

5. Perusahaan Logistik

Perusahaan logistik yang mengelola gudang penyimpanan (warehouse) untuk klien juga wajib melakukan stock take.

• Misalnya: Perusahaan logistik yang menyimpan ribuan produk klien melakukan stock take bulanan untuk memberikan laporan persediaan yang akurat.

• Data ini akan membantu klien dalam merencanakan distribusi barang ke berbagai daerah.

Tantangan dalam Melakukan Stock Take

Walaupun terlihat sederhana, stock take sering menghadapi berbagai tantangan dalam praktiknya. Jika tidak ditangani dengan baik, tantangan ini bisa menyebabkan hasil perhitungan tidak akurat dan berdampak pada keputusan bisnis. Berikut beberapa tantangan umum dalam melakukan stock take di perusahaan:

1. Human Error dalam Pencatatan

Kesalahan manusia (human error) menjadi tantangan terbesar. Misalnya salah hitung, salah input data ke sistem, atau melewatkan barang kecil yang sulit terlihat. Akibatnya, jumlah stok fisik tidak sesuai dengan catatan di sistem.

2. Gangguan Operasional

Proses stock take biasanya membutuhkan waktu, bahkan bisa menghentikan sementara aktivitas operasional seperti penjualan, pengiriman, atau produksi. Hal ini dapat mengganggu kelancaran bisnis, terutama pada perusahaan retail dan distribusi dengan arus barang tinggi.

3. Volume Persediaan yang Besar

Semakin banyak jenis produk dan jumlah barang yang harus dihitung, semakin sulit pula proses stock take. Perusahaan dengan ribuan SKU (Stock Keeping Unit) biasanya membutuhkan tim besar, waktu lebih lama, dan risiko salah hitung lebih tinggi.

4. Perbedaan Kualitas dan Kondisi Barang

Tidak jarang, barang di gudang mengalami kerusakan, kadaluarsa, atau tercampur dengan stok baru. Hal ini membuat pencatatan jadi rumit karena perlu dipisahkan antara stok yang masih layak dijual dengan yang sudah tidak bisa digunakan.

5. Perbedaan Sistem dan Realita

Kadang, sistem manajemen persediaan (inventory system) tidak sepenuhnya mencerminkan kondisi di lapangan. Misalnya, barang tercatat ada di sistem tapi fisiknya sudah hilang, atau barang sudah dipindahkan tetapi tidak tercatat. Hal ini menimbulkan selisih stok yang sulit ditelusuri.

6. Keterbatasan Teknologi

Perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual biasanya lebih sering menghadapi masalah. Tanpa bantuan barcode scanner, RFID, atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning), proses stock take menjadi lebih lambat dan rawan kesalahan.

7. Koordinasi Tim yang Kurang Efektif

Stock take membutuhkan kerja sama antara berbagai divisi, seperti gudang, keuangan, dan operasional. Jika koordinasi tim tidak berjalan dengan baik, hasil perhitungan bisa berbeda-beda dan menimbulkan kebingungan.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa stock take adalah proses penting dalam manajemen persediaan yang berfungsi untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik di lapangan dengan catatan sistem inventaris. Dengan melakukan stock take secara rutin, perusahaan bisa meminimalisir selisih stok, mencegah kerugian akibat kehilangan atau kerusakan barang, serta menjaga akurasi laporan keuangan.

Walaupun dalam praktiknya terdapat banyak tantangan seperti human error, volume barang yang besar, hingga gangguan operasional, semua itu bisa diatasi dengan perencanaan yang matang, penggunaan teknologi seperti barcode scanner atau ERP, serta koordinasi tim yang baik.

Bagi perusahaan di bidang retail, distribusi, manufaktur, maupun e-commerce, memahami apa itu stock take, fungsi, tujuan, hingga langkah-langkah pelaksanaannya menjadi kunci penting untuk menjaga kelancaran bisnis. Dengan manajemen persediaan yang akurat, perusahaan tidak hanya mampu meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga bisa memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Ismesoft

Untuk sobat yang baru merintis usaha baru, jangan takut karena Ismesoft siap membantu kawan entrepeneur semua untuk dapat mencari peluang dalam mengembangkan bisnis atau usaha dengan cara memberikan bantuan berupa asisten akuntansi digital yang praktis dan fungsional. Kawan entrepeneur dapat menghubungi kontak yang tertera pada website ini jika ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk unggulan kami. Terus nantikan kabar terbaru lainnya dari Ismesoft. Bagi kawan entrepeneur yang telah bekerja sama dengan Ismesoft, yuk tulis pengalaman yang kawan rasakan di kolom komentar ya. Nantikan terus tips, tutorial dan konten Ismesoft lainya yaa. Cuma di Ismesoft anda bisa menikmati kemudahan dalam mengatur keuangan tanpa repot menghitung! Cek website kami di Ismesoft.com